Kaubaarve on üks levinumaid rahvusvahelise kaubandusega seotud dokumente, mis on vajalik kaupade eksportimiseks teistesse riikidesse ja mida mõnikord nimetatakse ka müügiarveteks, ekspordiarveks või kommertsarveks.
Müügiarve on oluline kõigile tarneahelas osalejatele – müüjale ja ostjale, ekspediitorile, tollimaaklerile ja ka pangale. Seepärast ongi kaubaarve peamiseks nõudeks, et see peab olema täidetud inglise keeles, et kõik protsessis osalejad saaksid selles märgitud teabest aru.
Kaubaarveid kasutatakse tollivormistuse käigus makstavate riigimaksude arvutamiseks ning need on ka tõendiks eksportija ja importija vahelise ostu-müügitehingu kohta. Seda ei tohiks segi ajada muude dokumentidega, nagu näiteks proforma arve, tolliarve, pakendilehe või lastikirjaga.
Kuigi ekspordi jaoks ei ole raske koostada kaubaarvet, on oluline, et arve vormistatakse nõuetekohaselt, et see sisaldaks kõiki vajalikke elemente ja oleks vigadeta.
Isegi väike viga arvel võib teie ettevõttele tuua kaasa negatiivseid tagajärgi. Seepärast otsustavad paljud ettevõtjad selle ülesande automatiseerida, kõrvaldades igasuguse inimliku vea võimaluse.
Kaubaarve vormistamine ei ole keeruline, kuid see peab olema vigadeta. Seetõttu automatiseeritakse see sageli.
Müüja (eksportija) peaks kaubaarve esitama kliendile (importijale) enne kauba lähetamist.
Kui kaubasaadetis on lähetamiseks valmis, koostab eksportija kõik vajalikud dokumendid, sealhulgas kaubaarve. Et vältida importija jaoks probleeme sihtriigi tolliga seoses tollimaksude või maksude arvutamise ja kohaldamisega, peab eksportija esitama arves kauba kohta täpse ja tõese teabe.
Viga näiteks ostja aadressis või nimes võib viia ebaõnnestunud saatmiseni. Pakendis olevate kaupade kirjelduse ja otstarbe puudumine võib põhjustada viivitusi tolliga.
Kõigil müügiarvetel on standardiseeritud ülesehitus, mis tähendab, et arve koostamine on üsna lihtne ülesanne.
Kaubaarve peab sisaldama kindlat informatsiooni, sealhulgas müüja ja ostja andmeid ning tarne- ja maksetingimusi. Oluline on märkida ostja nimi, aadress ja kontaktandmed, et veos ei jääks teekonnal seisma, ning samuti kogu teave saatja kohta, juhul kui veoprotsessi käigus peaks tekkima küsimusi.
Samuti on arve koostamisel olulised punktid kauba kirjeldus ja õige HS-kood (tollikood).
See informatsioon annab riigi tollile täpse ülevaate sellest, millist kaupa eksporditakse, ning aitab ostjal ka õigesti makse ja tollimaksu arvutada ning seejärel kiiresti kõik vajalikud tolliprotseduurid sihtriigis läbi viia. Teave peab olema tõene ja kajastama tegelikkust.
Tollikoode saab kontrollida Euroopa Maksu- ja Tolliliidu veebisaidil.
Euroopa Liidu piires kauba saatmisel ei ole müügiarve nõutav ja see on ainult teavitamise eesmärgil. ELi riikide nimekirja saate vaadata siit.
Kaubaarveid aetakse mõnikord ekslikult sassi proforma arvetega. Peamine erinevus nende vahel on see, et kaubaarvel on raamatupidamislik väärtus – proforma arve on puhtalt informatiivne.
Kui ostjaga lepitakse kokku tehingu tingimustes, koostatakse mõnikord proforma arve – see on dokument, mis sisaldab esialgset teavet eksporditavate kaupade kohta, mida ostja vajab ettemaksu tegemiseks.
Proforma arve ei ole ekspordidokument, seega veenduge, et kaupade välismaale saatmisel on nendega kaasas nõuetekohaselt koostatud kaubaarve, sest vastasel juhul võib kaubasaadetise saatmine tolliasutustes venima jääda.
Kõigil müügiarvetel on standardne vorming, mis tähendab, et arve koostamine on üsna lihtne ja arusaadav ülesanne. Parim viis selleks on järgida arve näidist. Ka näidisdokumendi järgimisel peaksite siiski veenduma, et müügiarve sisaldab kõiki vajalikke lahtreid.
Informatsioon, mis kaubaarvel olema peab:
Kui müügiarve on koostatud, soovitame selle ostjale ülevaatamiseks saata, et ta saaks kinnitada, et kõik andmed on õigesti märgitud.
Kui kõik tingimused on kokku lepitud ja kaup on valmis saatmiseks, koostage kaubaarve 3 eksemplari: üks saatjariigi tollile, üks sihtriigi tollile ja üks kauba ostjale. ELi sisese veo korral ei ole need tingimused olulised.
Viimase, kuid mitte vähemtähtsa asjana tuleks arve välja trükkida ja lisada pakendile läbipaistvas ümbrikus, et toll saaks pakki hiljem kontrollida.
Sellelt lingilt leiate hulga kaubaarve näidisblankette.
Kaubaarve on oluline dokument kõigi rahvusvaheliste kaubavedude puhul. See on nii tarnetõend kui ka kohustuslik dokument mis tahes piiriüleste müügitehingute puhul. Kuigi kaubaarve koostamine ei ole keeruline, võib mis tahes viga dokumendis viia teie saadetise tühistamiseni või hilinemiseni.