Одним из самых распространенных документов, связанных с международными перевозками, является коммерческий счет-фактура — документ, который требуется для экспорта товаров в другие страны и который иногда также называют экспортным счетом-фактурой.
Коммерческий счет важен для всех участников цепочки поставок: продавца и покупателя, экспедиторов, таможенных брокеров, а также для банка. Вот почему основным требованием к коммерческому счету является его заполнение на английском языке, чтобы все участники процесса могли понять приведенную в нем информацию.
Коммерческие счета используются для расчета налогов и пошлин, уплаченных при таможенном оформлении, а также служат доказательством факта продажи экспортера импортеру. Нельзя путать его с другими документами, такими как счет-проформа, таможенная накладная, упаковочный лист или коносамент.
Заполнить или создать коммерческий счет-фактуру для экспорта несложно, важно следить, чтобы счет был создан в соответствии с надлежащими правилами, включал все необходимые элементы и не содержал ошибок.
Даже незначительная ошибка в коммерческом счете может иметь негативные последствия для вашего бизнеса. Именно поэтому многие торговцы, чтобы исключить любую возможность ошибки, обусловленной человеческим фактором, предпочитают автоматизировать этот процесс.
Заполнить коммерческий счет несложно, но он не должен содержать ошибок. Во избежание этого процесс часто автоматизируется.
Коммерческий счет должен быть выставлен продавцом (экспортером) покупателю (импортеру) до отгрузки товара.
Когда партия товара готова к отправке, экспортер составляет все необходимые документы, в том числе и коммерческий счет. Во избежание таможенных проблем для импортера в части исчисления и применения пошлин или налогов экспортер должен предоставить в коммерческом счете точную и достоверную информацию о товарах.
Например, ошибка в адресе или имени покупателя может привести к срыву доставки. При отсутствии описания и назначения предметов внутри упаковки могут возникнуть проблемы с таможней.
Все коммерческие счета имеют стандартизированный формат, благодаря чему составление счета представляет собой довольно простую задачу.
Коммерческий счет должен содержать определенную информацию, включая информацию о продавце и покупателе, а также условия поставки и оплаты. Во избежание задержки груза в пути необходимо указать имя, адрес и контактные данные покупателя, а также привести всю информацию об отправителе на случай возникновения вопросов в процессе доставки.
Важными элементами коммерческого счета являются описание товара и правильный код HS (таможенный код).
Эта информация дает государственной таможенной службе точное представление о том, какие товары экспортируются, а также помогает покупателю правильно рассчитать налоги и таможенные сборы, а затем быстро оформить все необходимые таможенные документы в стране назначения. Информация должна быть правдивой и отражать реальность.
Таможенные коды можно проверить на сайте Европейского налогового и таможенного союза.
При отправке товаров в пределах Европейского союза таможенная накладная не требуется и используется исключительно в информативных целях. Список стран-членов ЕС можно проверить здесь.
Коммерческие счета порой путают со счетами-проформами. Главное различие между ними заключается в том, что коммерческий счет имеет учетную ценность, а счет-проформа используется исключительно в информативных целях.
При согласовании условий сделки с покупателем иногда составляется счет-проформа. Он представляет собой документ, который содержит предварительную информацию об экспортируемом товаре и необходим покупателю для внесения предоплаты.
Счет-проформа не является экспортным документом, поэтому при отправке товаров за границу необходимо убедиться, что они сопровождаются правильно оформленным коммерческим счетом, так как в противном случае груз может быть задержан на таможне.
Все коммерческие счета имеют стандартизированный формат, благодаря чему составление счета представляет собой довольно простую задачу. Лучший способ составления счета — строго следовать образцу. Даже следуя образцу документа, необходимо убедиться, что коммерческий счет содержит все необходимые поля.
Информация, которую необходимо включить в коммерческий счет:
После составления коммерческого счета мы советуем отправить его покупателю на утверждение, чтобы он мог подтвердить правильность всей приведенной в нем информации.
Когда все условия согласованы и товар готов к отгрузке, следует подготовить 3 экземпляра коммерческого счета: один для таможни в стране отправления, один для таможни в стране назначения и один для покупателя товара. При доставке в пределах ЕС эти условия не обязательны.
И последнее, но не менее важное: коммерческий счет должен быть распечатан и помещен в прозрачный конверт, чтобы таможня потом могла проверить пакет.
Коммерческий счет является важным документом для всех международных транспортных операций. Он действует как доказательство доставки, а также как обязательный документ для любых сделок, которые пересекают границы. Хотя создать коммерческий счет несложно, любая ошибка в документе может привести к отмене или задержке доставки.