En av de vanligaste handlingarna inom internationell frakt är handelsfakturan, ett dokument som krävs för att exportera varor till andra länder, även kallat exportfaktura.
En handelsfaktura är viktig för alla deltagare i leveranskedjan från köparen och säljaren, transportörerna, tullombuden och även banken. Därför är det huvudsakliga kravet för handelsfakturor att de ställs ut på engelska för att alla deltagare i processen ska kunna förstå informationen de innehåller.
En handelsfaktura används för att räkna ut skatter och tullar som betalas in vid tullklarering och den utgör också ett bevis på försäljningen mellan exportören och importören. Den ska inte förväxlas med andra handlingar, såsom proformafaktura, tullfaktura, packlista eller konossement.
Det är inte svårt att fylla i eller skapa en handelsfaktura för export, dock är det viktigt att man följer den korrekta proceduren, att fakturan innehåller alla nödvändiga uppgifter och är felfri.
Även ett litet fel i en handelsfaktura kan ha negativa konsekvenser för din näringsverksamhet. Det är just därför som många handlare väljer att automatisera det steget och tar därmed bort risken för den mänskliga faktorn.
Det är inte svårt att fylla i en handelsfaktura, dock måste den vara helt felfri. Av den anledningen är den processen ofta automatiserad.
En handelsfaktura bör utfärdas av säljaren (exportören) till kunden (importören) innan varorna sänds ut.
När varorna är redo för avsändning, förbereder exportören alla nödvändiga dokument, inklusive handelsfakturan. För att undvika tullproblem för importören avseende beräkning och tillämpning av tullar och skatter, måste exportören ange korrekta och sanningsenliga uppgifter om varorna i handelsfakturan.
Ett fel i köparens adress eller namn, kan till exempel leda till en misslyckad leverans. Inkluderas inte beskrivningen eller användningssyftet av varorna i sändningen, kan detta leda till tullproblem.
Alla handelsfakturor har ett standardiserat format, vilket innebär att det är rätt så enkelt att skapa fakturor.
En handelsfaktura måste innehålla vissa uppgifter, däribland uppgifter om köpare och säljare samt leverans-villkor och betalningsvillkor. Det är viktigt att ange köparens namn, adress och kontaktuppgifter för att säkerställa att godset inte stoppas på vägen samt alla uppgifter om avsändaren, i fall frågor uppstår under fraktprocessen.
En beskrivning av varorna och en korrekt HS-kod (varukod) är en viktig faktor vid upprättande av en handelsfaktura.
Denna information ger statliga tullmyndigheter en klar uppfattning om vilka varor som exporteras och informationen hjälper även köparen att korrekt räkna ut skatter och tullavgifter och sedan snabbt kunna upprätta alla nödvändiga tulldokument i destinationslandet. Informationen måste vara korrekt och sanningsenlig.
Varukoder kan kontrolleras på webbplatsen för EU:s tull- och skatteområde
När varor fraktas inom EU, behövs ingen tullfaktura och den är enbart avsedd för informationssyfte. Du kan kontrollera listan över EU-länder här.
Handelsfakturor förväxlas ofta med proformafakturor. Den huvudsakliga skillnaden mellan dem består i att en handelsfaktura används för redovisning – en proformafaktura används enbart i informationssyfte.
När man kommer överens med en köpare om villkoren för en affär, upprättas ofta en proformafaktura– det är ett dokument med preliminär information om varorna som ska exporteras, som är nödvändigt för köparen för att kunna göra en förskottsbetalning.
En proformafaktura är inte ett exportdokument, så när varorna sänds till utlandet, ska man se till att de åtföljs av en korrekt handelsfaktura, i annat fall kan godset bli försenat i tullen.
Alla handelsfakturor har ett standardiserat format, vilket innebär att det är rätt så enkelt att skapa fakturor. Det bästa sättet är att använda en mall. Se till att handelsfakturan innehåller alla nödvändiga fält, även när du använder en mall.
Följande uppgifter måste ingå i en handelsfaktura:
När en handelsfaktura har skapats, rekommenderar vi att man skickar den till köparen för godkännande, så att de kan bekräfta att all information är korrekt.
När man har kommit överens om alla villkor och varorna är redo för avsändning, ska tre kopior av handelsfakturan upprättas: en för tullmyndigheten i avsändningslandet, en för tullmyndigheten i destinationslandet och en för köparen av varorna. När det gäller leverans inom EU, är dessa villkor inte nödvändiga.
Sist men inte minst bör handelsfakturan skrivas ut och bifogas sändningen i ett genomskinligt kuvert, för att tullmyndigheterna senare ska kunna kontrollera sändningen.
En handelsfaktura är ett viktigt dokument för alla internationella frakttransaktioner. Den fungerar både som ett bevis för leverans, så väl som en obligatorisk handling för samtliga varor som skickas mellan länder. Även om det inte är svårt att skapa en handelsfaktura, kan varje litet fel i dokumentet leda till att leveransen av ditt gods avbryts eller försenas.