Viens no izplatītākajiem dokumentiem, kas attiecas uz starptautiskajiem pārvadājumiem, ir rēķins — dokuments, kas nepieciešams preču eksportam uz citām valstīm un ko dažkārt dēvē arī par eksporta faktūrrēķinu.
Rēķins ir svarīgs visiem piegādes ķēdes dalībniekiem — pārdevējam un pircējam, ekspeditoriem, muitas brokeriem un arī bankai, tāpēc galvenā prasība ir rēķina aizpildīšana angļu valodā, lai visi procesa dalībnieki varētu saprast tajā iekļauto informāciju.
Rēķinus izmanto, lai aprēķinātu nodokļus un nodevas, kas samaksātas muitošanas laikā, un tie kalpo arī kā pārdošanas pierādījums eksportētāja un importētāja darījumam. Tos nevajadzētu sajaukt ar citiem dokumentiem, piemēram, priekšapmaksas rēķins (invoice proforma), iepakojuma specifikācija, vai konosamentu.
Lai gan nav grūti aizpildīt vai izveidot rēķinu eksportam, ir svarīgi, rēķins tiktu izveidots, ievērojot pareizu procedūru, lai tas saturētu visus nepieciešamos elementus un lai tajā nebūtu kļūdu.
Pat neliela kļūda rēķinā var negatīvi ietekmēt uz jūsu uzņēmumu. Tas ir iemesls, kāpēc daudzi tirgotāji šo uzdevumu automatizē, novēršot jebkādu cilvēka kļūdas iespēju.
Rēķina iesniegšana nav sarežģīta, taču tajā nedrīkst būt kļūdas. Šī iemesla dēļ to bieži vien automatizē.
Rēķinu pārdevējs (eksportētājs) izsniedz klientam (importētājam) pirms preču nosūtīšanas.
Kad prece ir gatava nosūtīšanai, eksportētājs sagatavo visus nepieciešamos dokumentus, tostarp rēķinu. Lai importētājam nebūtu problēmas muitā sakarā ar nodevu vai nodokļu aprēķināšanu un piemērošanu, eksportētājam rēķinā ir jānorāda precīza un patiesa informācija par precēm.
Piemēram, kļūda pircēja adresē vai uzņēmuma nosaukumā var izjaukt piegādi. Ja netiek iekļauts iepakojumā esošo preču apraksts un sūtījuma mērķis, tad var rasties problēmas muitā.
Visiem rēķiniem ir standartizēts formāts, un tas nozīmē, ka rēķina izveide ir diezgan vienkāršs uzdevums.
Rēķinā jābūt iekļautai noteiktai informācijai, tostarp pārdevēja un pircēja informācijai, kā arī piegādes un samaksas noteikumiem. Būtiski ir norādīt pircēja nosaukumu (vārdu, uzvārdu), adresi un kontaktinformāciju, lai krava netiktu aizkavēta ceļā, kā arī pilnīgu informāciju par nosūtītāju, ja pārvadāšanas procesā rodas jautājumi.
Preču apraksts un pareizs HS kods (muitas kods) ir svarīgi faktūrrēķina elementi.
Šī informācija sniedz valsts muitas dienestam precīzu izpratni par to, kādas preces tiek izvestas, kā arī pircējam šī informācija palīdz pareizi aprēķināt nodokļus un muitas nodevas un pēc tam ātri noformēt visus nepieciešamos muitas dokumentus galamērķa valstī. Informācijai jābūt patiesai un jāatspoguļo īstenība.
Muitas kodus var pārbaudīt Eiropas Nodokļu un muitas savienības tīmekļa vietnē.
Pārvadājot preces Eiropas Savienības robežās, muitas rēķins nav obligāts un ir paredzēts tikai informatīviem nolūkiem. Ar ES valstu sarakstu varat iepazīties šeit.
Rēķinus dažreiz jauc ar pirms rēķiniem. Galvenā atšķirība starp tiem ir tāda, ka rēķins ir grāmatvedības dokuments, kamēr pirms rēķins ir tikai informatīvs dokuments.
Kad ar pircēju tiek saskaņoti darījuma noteikumi, dažkārt tiek sastādīts priekšapmaksas rēķins — dokuments ar provizorisku informāciju par eksportētajām precēm, kas ir nepieciešams pircējam, lai veiktu avansa maksājumu.
Priekšapmaksas rēķins nav eksporta dokuments, tāpēc, nosūtot preces uz ārzemēm, pārliecinieties, ka tām ir pievienots pareizi sagatavots rēķins, jo pretējā gadījumā sūtījums var aizkavēties muitā.
Visiem rēķiniem ir standartizēts formāts, un tas nozīmē, ka rēķina izveide ir viegli saprotama un diezgan vienkārša. Labākais veids, kā to izdarīt — izmantot rēķina paraugu. Tomēr pat tad, ja tiek izmantots dokumenta paraugs, ir jāpārliecinās, ka rēķinā ir visi nepieciešamie lauki.
Informācija, kas jāiekļauj rēķinā:
Kad ir sastādīts rēķina projekts, mēs iesakām to nosūtīt pircējam apstiprināšanai, lai viņš varētu apstiprināt, ka visa informācija ir norādīta pareizi.
Kad visi nosacījumi ir saskaņoti un preces ir gatavas nosūtīšanai, sagatavojiet 3 rēķina eksemplārus: vienu muitai nosūtīšanas valstī, vienu galamērķa valsts muitai un vienu — preču pircējam. Sūtījumiem ES iekšienē šie nosacījumi nav būtiski.
Visbeidzot —rēķins ir jāizdrukā un jāpievieno iepakojumam caurspīdīgā aploksnē, lai muita vēlāk varētu pārbaudīt iepakojumu.
Rēķins ir būtisks dokuments visiem starptautiskiem preču piegādes darījumiem. Tas ir gan piegādes apliecinājums, gan obligāts dokuments jebkurai pārrobežu tirdzniecībai. Lai gan nav grūti izveidot rēķinu, jebkura kļūda dokumentā var novest pie tā, ka jūsu sūtījums tiek atcelts vai aizkavēts.