Vienas iš labiausiai paplitusių su tarptautiniu gabenimu susijusių dokumentų yra komercinė sąskaita faktūra – dokumentas, reikalingas eksportuojant prekes į kitas šalis, kartais dar vadinamas eksporto sąskaita faktūra.
Komercinė sąskaita faktūra svarbi visiems tiekimo grandinės dalyviams – pardavėjui ir pirkėjui, ekspeditoriams, muitinės tarpininkams, taip pat bankui. Būtent todėl pagrindinis reikalavimas komercinei sąskaitai faktūrai – ji turi būti parengta anglų kalba, kad visi proceso dalyviai suprastų joje pateiktą informaciją.
Komercinės sąskaitos faktūros naudojamos apskaičiuojant mokesčius ir muitus, mokamus tvarkant muitinės formalumus, taip pat jos yra pardavimo sandorio tarp eksportuotojo ir importuotojo įrodymas. Jos nereikėtų painioti su kitais dokumentais, tokiais kaip išankstinė sąskaita faktūra, muitinės sąskaita faktūra, pakuočių sąrašas ar važtaraštis.
Nors užpildyti ar sukurti komercinę sąskaitą faktūrą eksportui nėra sunku, labai svarbu, kad ji būtų parengta laikantis atitinkamos procedūros, joje turi būti visi reikalingi elementai ir negali būti jokių klaidų.
Net nedidelė klaida sąskaitoje faktūroje gali turėti neigiamų pasekmių jūsų verslui. Štai kodėl daugelis prekiautojų automatizuoja šį darbą, kad būtų pašalinta bet kokia žmogaus padarytos klaidos galimybė.
Užpildyti komercinę sąskaitą faktūrą nėra sudėtinga, tačiau joje negali būti klaidų. Dėl to šis procesas dažnai automatizuojamas.
Komercinę sąskaitą faktūrą pardavėjas (eksportuotojas) turi išrašyti klientui (importuotojui) prieš išsiųsdamas prekes.
Kai prekių siunta yra paruošta išsiųsti, eksportuotojas parengia visus reikiamus dokumentus, įskaitant komercinę sąskaitą faktūrą. Kad importuotojui nekiltų problemų muitinėje, susijusių su muitų ar mokesčių apskaičiavimu ir taikymu, eksportuotojas komercinėje sąskaitoje faktūroje turi pateikti tikslią ir teisingą informaciją apie prekes.
Pavyzdžiui, dėl pirkėjo adreso ar pavadinimo klaidos gali nepavykti pristatyti siuntos. Nepateikus pakuotėje esančių daiktų aprašymo ir paskirties, gali kilti problemų muitinėje.
Visos komercinės sąskaitos faktūros turi standartizuotą formatą, todėl jas parengti yra gana paprasta.
Komercinėje sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta tam tikra informacija, įskaitant informaciją apie pardavėją ir pirkėją, taip pat mokėjimo ir pristatymo sąlygos. Būtina nurodyti pirkėjo pavadinimą, adresą ir kontaktinius duomenis, kad krovinys neužstrigtų pakeliui, taip pat visą informaciją apie ekspeditorių, jei kiltų klausimų transportavimo metu.
Svarbūs duomenys komercinėje sąskaitoje faktūroje yra prekių aprašymas ir teisingas HS kodas (muitinės kodas).
Ši informacija leidžia valstybinei muitinės tarnybai tiksliai suprasti, kokios prekės yra eksportuojamos, o pirkėjui ši informacija padeda teisingai apskaičiuoti mokesčius bei muitus ir vėliau greitai užpildyti visus reikiamus muitinės dokumentus paskirties šalyje. Informacija turi būti teisinga ir tikra.
Muitinės kodus galima rasti Europos mokesčių ir muitų sąjungos svetainėje.
Siunčiant prekes Europos Sąjungoje, muitinės sąskaitos faktūros nereikia, ji yra tik informacinio pobūdžio. ES šalių sąrašą galite peržiūrėti čia.
Komercinės sąskaitos faktūros kartais painiojamos su išankstinėmis sąskaitomis faktūromis. Pagrindinis jų skirtumas yra tas, kad komercinė sąskaita faktūra turi apskaitinę vertę, o išankstinė sąskaita faktūra yra tik informacinė.
Kai su pirkėju derinamos sandorio sąlygos, kartais parengiama išankstinė sąskaita faktūra – tai dokumentas su preliminaria informacija apie eksportuojamas prekes, kuri reikalinga pirkėjo avansiniam mokėjimui atlikti.
Išankstinė sąskaita faktūra nėra eksporto dokumentas, todėl siųsdami prekes į užsienį įsitikinkite, kad kartu su jomis būtų pateikta tinkamai surašyta komercinė sąskaita faktūra, nes priešingu atveju siunta gali būti sulaikyta muitinėje.
Visos komercinės sąskaitos faktūros turi standartizuotą formą, todėl jas parengti yra gana paprasta. Geriausias būdas tai padaryti – vadovautis sąskaitos faktūros pavyzdžiu. Tačiau reikia įsitikinti, kad komercinėje sąskaitoje faktūroje yra visi būtini laukai, net jei vadovaujatės dokumento pavyzdžiu.
Informacija, kuri turi būti įtraukta į komercinę sąskaitą faktūrą:
Parengus komercinę sąskaitą faktūrą, rekomenduojame ją nusiųsti pirkėjui patvirtinti, kad visa informacija nurodyta teisingai. .
Šaunu, kuomet komercinė sąskaita faktūra arba pakavimo lapas yra atspausdinti ir pridėti prie pakuotės permatomame voke, kad muitinėje galima būtų lengviau identifikuoti prekes ir atlikti prekių kontrolę.
Komercinė sąskaita faktūra yra svarbiausias dokumentas atliekant visas tarptautines siuntimo operacijas. Ji yra ir pristatymo įrodymas, ir privalomas dokumentas bet kokiems tarptautiniams sandoriams. Nors parengti komercinę sąskaitą faktūrą nėra sudėtinga, dėl bet kokios dokumento klaidos pristatymas gali būti atšauktas arba vėluoti.